Microsoft Lists, Planner, Tasks no Teams ou To Do, qual deles utilizar?

2020 provou ser um grande ano para novas ferramentas e recursos lançados no Microsoft 365, incluindo a introdução de Microsoft Lists – basicamente uma grande atualização para a experiência de listas do SharePoint, apresentada como um aplicativo separado – o novo aplicativo Tasks no Microsoft Teams, e várias atualizações para os dois aplicativos de tarefas principais, Microsoft Planner e Microsoft To Do.

Isso está trazendo muitas questões sobre qual ferramenta usar quando, e isso inclui confusão de sobreposição entre esses quatro aplicativos. O bom gerenciamento de tarefas em toda a sua vida é um nirvana que os fabricantes de aplicativos em todo o mundo têm tentado resolver da melhor maneira possível; há um motivo pelo qual existem milhares de resultados entre as lojas de aplicativos do Google Play e da Apple para aplicativos de tarefas.

Mas onde o Lists, Planner e Tasks nas equipes do Teams se enquadram no espectro? Há algumas sobreposições e alguns aspectos desses aplicativos que não são apenas sobre tarefas. Então vamos entender melhor.

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Esses aplicativos não fazem a mesma coisa

Vamos falar sobre o que essas ferramentas realmente servem. Isso não significa que eles não possam fazer mais do que isso, apenas que não foram necessariamente destinados a isso:

  • O Microsoft Planner é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em equipe e fácil de usar. Ele é integrado aos Grupos do Microsoft 365, para que cada Grupo do Outlook, Equipe de Equipes e Comunidade do Yammer possam rastrear suas tarefas abertas de uma maneira que não exija um gerente de projeto formal. Ele usa quadros Kanban para rastrear tarefas e fornecer informações valiosas sobre cada tarefa. Também há uma visão pessoal do Planner para que cada indivíduo possa ver todas as suas tarefas do Planner em grupos e planos. O Planner compete com ferramentas como Trello, Wrike e Asana.

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  • Microsoft Lists é um recurso importante e atualização de interface para o Lists do SharePoint, separadas em seu próprio aplicativo. Embora as listas possam ser realmente úteis para o rastreamento de tarefas e gerenciamento de projetos, não são só para isso. Você pode usar Listas para criar tabelas e colunas personalizadas que façam mais sentido para suas necessidades; talvez para rastrear o inventário, construir agendas de eventos, gerenciar planos de viagem e muito mais. O Microsoft Lists compete com ferramentas como monday.com, Asana e Wrike.
  • Microsoft To Do substituiu o Wunderlist – um aplicativo que a Microsoft adquiriu – e trabalhou seu caminho para substituir a seção de tarefas do Outlook, o que é notável considerando que o “aplicativo” existe há décadas. O To Do rastreia tarefas pessoais em listas e grupos gerenciados por você. Mas a grande conexão que o To Do tem com os outros aplicativos é que ele mostrará as tarefas do Planner e todos os e-mails sinalizados do Outlook diretamente no aplicativo. Com seu conector Power Automate, você também pode adicionar tarefas de outros aplicativos, como o Microsoft OneNote. O To Do pode centralizar suas tarefas em sua conta da Microsoft.
  • Tarefas no Teams é uma adição recente ao Microsoft Teams e é uma lista central de suas tarefas de uma maneira amigável para o Teams. É essencialmente uma combinação de planejador e tarefas dentro das equipes. Ele simplesmente centraliza suas tarefas no Teams, que é o aplicativo que a Microsoft está colocando mais ênfase em sua visão de trabalho moderna.

Isso basicamente se resume a saber se o aplicativo armazena e gerencia suas tarefas ou apresenta suas tarefas em um único quadro.

O Planner e Lists são ótimos para adicionar e gerenciar tarefas e listas de tarefas baseadas em equipe. O To Do é ótimo para adicionar e gerenciar tarefas pessoais e listas de tarefas. Tarefas em equipes é essencialmente uma janela de exibição para ver todas as suas tarefas no Planner e To Do. No momento, não há integração para visualizar quaisquer tarefas da Lista atribuídas a você por meio de Pendências e Tarefas no Teams; Dito isso, Lists é fácil de adicionar como uma guia a qualquer equipe usando seu conector, para que você tenha acesso fácil à lista e às suas outras tarefas por meio do Teams.

Agora que cobrimos a separação entre armazenar tarefas e visualizá-las, a verdadeira questão de “Planner, To Do, Tarefas no Teams ou Lists” se divide em duas questões:

  • Planner ou Lists?
  • To Do ou tarefas no Teams?

Como acontece com a maioria das soluções de tecnologia, a resposta é: depende.

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Microsoft Lists ou Microsoft Planner?

Embora possa parecer que há muita sobreposição entre o Planner e o Lists, não é tanto quanto você imagina. Sim, você pode essencialmente recriar uma experiência do Planner com uma Lista, mas por que faria isso se não precisasse da personalização?

Use o Planner se você deseja um gerenciamento de projetos rápido, fácil e simples de entender: Ele fornece uma série de campos para suas tarefas, se integra com Pendências e Tarefas em equipes e funciona muito bem para gerenciamento de projetos ágil e em cascata, especialmente para equipes pequenas (ou seja, não para gerenciamento de portfólio corporativo). Você pode ver as tarefas em uma visão de quadro ou calendário e há uma boa visão geral do painel incluída. O Planner está disponível como um aplicativo da web, aba no Teams e aplicativo móvel.

Use o Lists se você deseja uma experiência personalizada, onde você pode controlar os campos de tarefas, suas opções, seu layout, suas visualizações e muito mais: Você poderá utilizar o Lists se está tentando gerenciar coisas que não são realmente tarefas. Isso nos leva a exemplos como rastreamento de inventário, gerenciamento de ativos, itinerários de eventos e planejamento de viagens. Você pode visualizar tarefas (e outros itens de lista) em uma lista ou visualização de calendário. Lists está disponível como um aplicativo da web, aba no Teams e aplicativo móvel.

Microsoft To Do ou tarefas no Microsoft Teams?

A escolha entre To do e Tarefas no Teams é um pouco mais difícil. É realmente um julgamento. Tarefas no Teams é simplesmente uma maneira de visualizar suas tarefas existentes no To Do and Planner. O que quer dizer que, na verdade, está apenas mostrando suas tarefas existentes no To Do (já que as tarefas do Planner podem ser visualizadas no To Do). Mas a maneira como você os vê é diferente.

Use o To Do: se você quiser uma lista de suas tarefas em um local central, especialmente um que tenha um ótimo aplicativo móvel e seja fácil de definir datas de vencimento e lembretes (essas notificações push ajudam muito!). O To Do é ótimo para gerenciar suas tarefas no dia-a-dia para ajudá-lo a construir sua agenda pessoal. O To Do é bom para o gerenciamento de tarefas granulares. Ele está disponível como um aplicativo da web, aplicativo de desktop e aplicativo móvel.

Use as Tarefas no Teams: Se você preferir uma visão mais ampla de suas tarefas, talvez em uma lista com colunas, você provavelmente preferirá as Tarefas no Teams. Elas também ficam separadas por planos e equipes, o que significa que você pode se concentrar nas tarefas por projeto e entrega, não apenas uma lista interminável de tarefas que foram atribuídas a você para serem feitas hoje. Além disso, se você nunca sai do Microsoft Teams e ele é seu hub central de trabalho, use Tarefas no Teams. Tarefas em equipes é bom para o gerenciamento de tarefas em geral. Ele está disponível por meio do aplicativo da web Teams, aplicativo de desktop e aplicativo móvel.

Se você está procurando gráficos de Gantt, procure outro lugar

Uma coisa que você não verá em nenhuma dessas ferramentas é a funcionalidade de gráfico de Gantt. Provavelmente isso ocorre porque o Microsoft Project – a ferramenta premium de gerenciamento de projetos da Microsoft – promove isso como uma funcionalidade central e eles não querem canibalizar seu próprio aplicativo premium.

Você pode encontrar a funcionalidade do gráfico de Gantt nas listas de tarefas “herdadas” no SharePoint Online. Eles não são perfeitas, mas funcionam. E você pode sincronizar um arquivo de projeto com uma lista de tarefas do SharePoint para economizar no custo da licença e proteger várias tarefas com permissão.

A questão é que, se você espera que um desses aplicativos preencha essa necessidade, você precisa começar a olhar para outras ferramentas, porque é improvável que a Microsoft forneça gráficos de Gantt completos no Planner ou Listas. Este é um grande ponto de separação de muitos aplicativos de lista e tarefas concorrentes, especialmente Asana, Wrike e monday.com, que incluem visualizações de Gantt como parte de sua oferta de produto (embora, como Project, esses aplicativos venham em uma custo adicionado).

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Pacote de aplicativos

Você tem muitas opções, e isso porque existem muitas ferramentas por aí que oferecem algumas ou todas essas funções, todas dentro desses aplicativos. E então você tem vários aplicativos no ecossistema do Microsoft 365 que fazem alguns deles. A Microsoft está fazendo o possível para oferecer uma funcionalidade semelhante para que você obtenha o melhor retorno do seu investimento, enquanto mantém suas tarefas e informações de lista protegidas por segurança e proteção de dados de classe mundial.

Além disso, muitos desses novos aplicativos são evoluções de outros e precisam agradar aos usuários antigos desses aplicativos (Wunderlist, tarefas do Outlook, listas do SharePoint). Então, quando se trata de decidir o que você deseja usar, considere os pensamentos acima e lembre-se de que se o que você escolher não parece estar funcionando, é uma boa ideia sentar-se com sua equipe, discutir o que você quer ver e jogar com cada aplicativo para ver qual pode levá-lo mais perto de seu objetivo.

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Felipe Santos
Felipe Santos é Arquiteto de Cloud e Segurança, com vivência em Administração de Ambientes Windows Server, Cluster, Storages, Backups Veeam e Office 365.
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