Como ter um servidor de arquivos seguro com o Microsoft Onedrive for Business

Hoje darei uma super dica para pequenas empresas, empreendedores individuais ou para aqueles que estão em fase de transição do seu servidor físico para ambiente 100% na nuvem, e que devido a pandemia seus recursos financeiras estão bem restritos.

Lembrando que todo o processo que irei demonstrar está perfeitamente enquadrado na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais Lei 13.709), pois essa ação é perfeitamente passível de auditoria no seu Microsoft OneDrive For Business

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Considerações importantes: O meu objetivo é que essa informação atinja o usuário final, aquele que não é técnico, porém será necessário um certo conhecimento para que algumas ações sejam realizadas em seu ambiente com o objetivo de estar minimamente em compliance, por isso no caso do servidor de arquivos você (usuário final) precisa ter em mãos 100% das informações relacionadas a permissão de pastas (aquilo que pode ou não poder ser acessado em sua empresa), e também ser o responsável pela conta que terá o onedrive associado.

Se você precisa de um ecossistema muito mais integrado, muito mais rico em funcionalidade, recomendamos fortemente o Microsoft Sharepointpois nele você poderá integrar funcionalidades como File Server, Intranet e muito mais.

1º Etapa – Definição do plano de licenciamento: 

Para esse cenário iremos utilizar o licenciamento OneDrive for Business (Plano 2), pois nesse licenciamento o compartilhamento de arquivos e armazenamento acompanham funcionalidades avançadas de segurança e conformidade. Abaixo segue a característica do licenciamento:

  • 1 TB de espaço de armazenamento
  • Compartilhamento avançado de arquivos:
  • Revogação de acesso do documento compartilhado
  • Definição de acesso baseado em período de validade nos arquivos e pastas compartilhadas.
  • Bloqueio do download dos arquivos compartilhados para o dispositivo local
  • Definição de senhas personalizadas para proteger os links de compartilhamento
  • Prevenção avançada contra perda de dados e auditoria de arquivos

2º Etapa – Definição do ambiente: 

Conhecendo a interface do Microsoft Onedrive For Business

Partindo do principio que você já possui o licenciamento adequado, quando você acessar o portal.office.com e abrir o Onedrive a imagem abaixo aparecerá para você:

OBS: Editei os dados sensíveis com uma marca branca, porém a estrutura base é a mesma.

3º Etapa – Definição da Estrutura de Pastas:

Abaixo segue um exemplo de uma estrutura simples que normalmente é utilizada pelos departamentos para centralizar os dados:

4º Etapa – Compartilhando Pastas e Arquivos:

Agora que você já tem os departamentos criados, iremos mostrar como de forma muito simples e segura, você consegue compartilhar as pastas por departamento com colaboradores.

Adicionando membros de departamento as pastas:

Selecione o nível de permissão informado abaixo, ele é mais adequado para controlar quem tem acesso pois está baseado em criptografia de acesso:

Abaixo informe os e-mails das pessoas que terão acesso a esse departamento:

Depois de realizado 100% das orientações acima a imagem abaixo irá aparecer:

No outlook das pessoas que receberam permissão para acessar o conteúdo dessa pasta, um link de acesso será enviado. Basta a pessoa clicar no Abrir que esse diretório será sincronizado em seu OneDrive local ou apenas executar diretamente na web.

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Francisco Cruz
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