Como o 5W2H pode aumentar a sua produtividade

O que é 5W2H?

O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.

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Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

5W2h

Confira um detalhamento da imagem acima:

What (o que será feito?);

Why (por que será feito?);

Who (quem fará?);

When (quando será feito?);

Where (onde será feito?);

How (como será feito?);

How much (quanto custará?)

Por que utilizar o 5W2H para gerenciar suas atividades?

No dia a dia de uma empresa, o gestor ou o gerente de projetos precisa acompanhar uma série de acontecimentos. Nesse sentido, como garantir que as atividades serão realizadas com êxito, se não se está perto para monitorar o andamento? Perceba, então, que a ferramenta 5W2H é muito útil na delegação de tarefas.

Ao distribuir competências, o responsável por uma área ou um projeto otimiza os recursos, como força de trabalho e tempo. Como um projeto precisa ter começo, meio e fim, a ferramenta 5W2H se adapta perfeitamente a essa característica.

A visualização dos campos “o quê?”, “quando?”, “onde?”, “por que?”, “quem?”, “como?” e “quanto?” proporciona a eficácia das ações. Vale lembrar que o 5W2H, por ser uma ferramenta versátil, serve tanto para a execução dos processos quanto para a gestão de projetos.

Os processos são conjuntos de atividades, com entrada de insumos, processamento para transformação e saída de resultados. Em alguns casos, as empresas têm processos contínuos, que fazem parte do funcionamento do próprio negócio.
Geralmente os processos são divididos em atividades, as quais podem ser subdivididas em tarefas. Na maior parte dos casos tanto umas quanto outras envolvem pessoas e recursos. Conforme o porte da empresa, várias operações podem ocorrer ao mesmo tempo. Por isso, o gestor ou o gerente deve saber de quem deve cobrar o cumprimento dos resultados.

Se uma atividade não está bem detalhada, ou seja, se as perguntas do 5W2H não estiverem respondidas, correm-se riscos de atrasos. Ao contrário, se a tabela está preenchida corretamente e o responsável pela tarefa está ciente, a chance de acerto é maior.

É claro que isso aqui é só uma pequena ideia desta metodologia. Por tanto, mãos a obra:

Comentem, sugestionem e critiquem.

Um grande abraço.

Fonte: http://www.escolaedti.com.br

Luiz Roberto Gomes
Maluco por tecnologia, amante incondicional da informação e acima de tudo buscador de um mundo voltado para TI. Trabalho com Infraestrutura de TI por mais de 10 anos. Amo escrever e você encontra esse amor aqui no Dicas de Infra. DevOps, uma paixão que está aumentando a cada dia. Vivência em infraestrutura de rede, Data Center, Certificação Digital, Telefonia IP, Nuvem Google, Azure e aprendendo AWS.
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