Como convidar e dar permissões para pessoas externas no Microsoft Teams

Quando falamos de colaborar com usuários externos, temos algumas opções, mas qual delas é a melhor para o meu ambiente? Neste artigo falaremos sobre os pontos positivos e negativos de cada uma delas. Fique ligado!

Compartilhamento Externo

É uma ótima forma de compartilhar documentos, arquivos, pastas, listas, bibliotecas e até sites completos em seu Sharepoint Online. Mas o que acontece se você quiser colaborar com pessoas fora de sua organização, comunicando-se por bate-papo ou realizando reuniões com um calendário compartilhado?

Neste caso específico, você pode convidar alguém de fora da sua organização para se tornar um usuário com acesso de convidado no Microsoft Teams. Dessa forma, eles podem acessar os recursos de sua equipe, compartilhar arquivos e participar de bate-papos em grupo com outros membros da equipe.

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Permissões de acesso de convidado do Microsoft Teams

Para entendermos o acesso de convidado, devemos explicar que o acesso de convidado é diferente do acesso externo no Microsoft Teams.

  • Acesso Externo: dá permissão de acesso a um domínio inteiro, permitindo que os usuários do Teams de outros domínios encontrem, entrem em contato e até marquem reuniões com você. Os usuários externos podem ligar para você por meio de equipes e iniciar bate-papos. Se você deseja que eles tenham acesso a equipes e canais, o acesso de convidado é a melhor opção.
  • Acesso de convidado: É quando você convida um usuário externo para ser um membro da equipe, dando permissão de acesso a um individuo em vez de um domínio. Depois que o proprietário da equipe concede o acesso de convidado a alguém, ele pode acessar os recursos dessa equipe, compartilhar arquivos e ingressar em bate-papos em grupo com outros membros da equipe.

Confira abaixo as permissões concedidas para cada uma das configurações:

Permissões em EquipesMembros da equipe
dentro da organização
Usuário externo com
acesso de convidado
Criar um canal
Participar de um chat
privado
Participar de uma
conversa no canal
Postar, excluir e editar
mensagens
Compartilhar um
arquivo de canal
Compartilhar um
arquivo de bate-papo
Criar reuniões ou acessar
agendas
Convidar um usuário
externo para se tornar
um convidado
Criar uma equipe
Juntar-se a uma equipe
pública

Também é possível adicionar usuários externos a um grupo de Office 365 como um convidado, embora as permissões de convidado em um grupo de Office 365 sejam diferentes e concedam a eles acesso a mais recursos fora do Teams.

Habilitar o acesso de convidado no Microsoft Teams

Para que os usuários externos tenham acesso de convidado, você precisa ter o acesso de convidado habilitado como uma configuração de toda a organização no Teams.

Para ativar o acesso de convidado no Teams, você precisa ser um administrador global do Microsoft 365 e executar as seguintes etapas:

1- Acesse a central de administração do Microsoft Teams, selecione Configurações gerais da organização e clique em acesso de convidado.

2- Alterne a opção Permitir acesso de convidado no Teams para Ativado. Em seguida, clique em Salvar.

Essa opção pode levar até 24 horas para replicar e entrar em vigor. Portanto, se os usuários ainda não conseguirem adicionar um convidado à equipe, será necessário aguardar o acesso estar pronto.

Configurar o acesso de convidado no Microsoft Teams

Depois de habilitar o acesso de convidado, é hora de especificar exatamente o que os convidados terão permissão para fazer e ver em suas equipes.

Na página onde habilitamos o acesso de convidado, é onde você pode definir as configurações de Chamada, Reunião e Mensagens para os convidados.

Você pode definir como Ativado ou Desativado para vários recursos, por exemplo:

  • Fazer chamadas privadas
  • Permitir vídeo IP
  • Modo de compartilhamento de tela
  • Permitir reuniões 1:1
  • Editar mensagens enviadas
  • Excluir mensagens enviadas
  • Bate-papo
  • Utilizar Giphys em conversas
  • Classificação de conteúdo Ghiphy
  • Usar memes em conversas
  • Usar adesivos em conversas

Clique em Salvar para aplicar suas novas configurações.

Adicionar um convidado à sua equipe no Microsoft Teams

Depois de habilitar o acesso de convidado e definir as configurações da organização, é hora de começar a adicionar os convidados.

Apenas os proprietários de equipes podem adicionar um convidado, portanto, se você for um administrador de TI, pode ser necessário tornar-se proprietário de uma equipe antes de começar a adicionar convidados a ela.

Para adicionar um convidado à sua equipe no teams:

1- Na aplicação do Teams, selecione Equipes na barra lateral esquerda e vá para a equipe que deseja adicionar um convidado.

2- Selecione Mais opções (…) e Adicionar membro.

3- Digite o endereço de e-mail do convidado e clique em Editar informações do convidado para fornecer um nome de usuários amigável. Em seguida, clique em Adicionar. Seu convidado receberá um convite por e-mail de boas-vindas.

Definir permissões de convidado para uma equipe individual

Os proprietários de equipe podem configurar algumas permissões de convidado para as equipes.

Para definir permissões de convidados para uma equipe individual no Teams:

1- Selecione Equipes no lado esquerdo do aplicativo.

2- Vá para o nome da equipe e selecione Mais Opções (…) e, em seguida, Gerenciar Equipe.

3- Em Configurações, clique em Permissões de convidado e marque ou desmarque as permissões que deseja permitir.

Com acesso de convidado, você não perde o controle dos seus dados

O Compartilhamento externo de arquivos pode ser uma ótima opção para colaborar com pessoas de fora da sua organização. Mas é necessário controlar e gerenciar o que foi compartilhado para garantir que o conteúdo permaneça seguro ao longo do tempo.

Com o acesso de convidado do Teams, seu conteúdo nunca vai ficar perdido, pois tudo ficará concentrado no seu tenant, onde você pode protegê-los, monitorá-los e controlá-los.

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Felipe Santos
Felipe Santos é Arquiteto de Cloud e Segurança, com vivência em Administração de Ambientes Windows Server, Cluster, Storages, Backups Veeam e Office 365.
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