7 etapas para o licenciamento eficaz do Office 365

A tarefa complexa do Licenciamento do Office 365

Grandes organizações que investem no licenciamento do Office 365 enfrentam algumas decisões importantes de compra. Essas decisões influenciarão diretamente se esses investimentos aumentarão a produtividade do usuário de maneira eficiente ou gastarão capital em licenças que não serão usadas e, portanto, não terão impacto nos resultados finais. Outra maneira de analisar isso é que o Licenciamento do Microsoft 365 apresenta duas grandes oportunidades para uma organização – primeiro, para compras para comprar apenas o que precisam. A segunda é a TI garantir que seus usuários finais adotem tudo o que compram.

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Muitas vezes vejo um delta desnecessariamente amplo entre o que é comprado e o que é atribuído aos usuários. Também vejo outro entre o que é adotado e usado. Esses deltas caros são o resultado de compras excessivas ou subutilizações, ou ambas. O excesso de compras foi historicamente aceitável e geralmente é causado por ciclos de financiamento e compra, mas realmente não há necessidade disso na nuvem. A subutilização geralmente ocorre devido à falta de um entendimento claro do que os usuários desejam e realmente precisam em primeiro lugar.

É importante saber que, como organização, você não precisa mais manter um excedente de licenças em mãos. O setor mudou para permitir mais flexibilidade e precisão na compra, e as licenças podem ser desativadas e ativadas muito rapidamente, para que você possa atender às necessidades dos usuários com as licenças “reduzidas” para os requisitos funcionais de sua função. Com o sistema certo de verificações e balanços internos, uma organização pode impedir a si mesma de descer essa ladeira escorregadia em primeiro lugar. A maneira como penso sobre isso é um conjunto de sete etapas que uma organização pode seguir para obter o melhor licenciamento.

Etapa 1: faça um inventário de suas licenças e analise os custos

Comece com o que você já possui e faça um inventário completo da tecnologia e o custo para a organização. Você também deseja revisar a que tipo de contrato está vinculado, porque os parâmetros aqui também influenciam como você gerencia seu portfólio de tecnologia. As licenças compradas, mas não atribuídas, podem ser uma vitória rápida, dependendo do modelo de compra e das datas de renovação.

Etapa 2: avalie quão bem o seu licenciamento reflete as necessidades do usuário

Pergunte a si mesmo: quão bem você identificou as necessidades funcionais da organização? Em seguida, compare esses dados com a tecnologia que você possui atualmente. Ao fazer isso, você está construindo um roteiro para identificar o delta entre o que é comprado e o que é adotado e usado. Você precisa garantir que as licenças adquiridas correspondam às necessidades da força de trabalho, e isso pode ser conseguido através da criação de perfis funcionais para funções de usuário.

Esses perfis funcionais ajudarão a identificar cargas de trabalho subutilizadas nas licenças base; portanto, em alguns casos, você pode recuperar e adaptar novamente as licenças de alto custo e fazer o downgrade dos usuários, quando necessário. Você precisará criar esses perfis entre as etapas 2 e 3.

Etapa 3: determine como capturar as necessidades do usuário de maneira eficaz e com o tempo, à medida que elas mudam

Quais processos você possui para identificar as necessidades do usuário continuamente? Isso é importante porque o usuário precisa mudar com o tempo. Você deve ter visibilidade disso para descobrir o que precisará no futuro, caso contrário, você definitivamente vai comprar demais.

Etapa 4: estabeleça uma maneira de garantir que você possa ver o que os usuários finais estão usando

Determine quão bem você pode monitorar a utilização da licença de seus usuários. Você precisará encontrar um mecanismo de relatório granular e confiável para capturar os dados e informar sua estratégia de licenciamento. O que você precisa para manter o controle inclui a compreensão das licenças que você possui, quem recebe o quê e usuários desabilitados que ainda possuem licenças.

Esta etapa permite determinar se as licenças que você comprou foram adotadas e são usadas ativamente em todas as cargas de trabalho. Isso também ajudará você a coletar quaisquer assinaturas não utilizadas. Por fim, também pode ser usado como base para executar campanhas para acelerar a adoção, se necessário.

Etapa 5: Dimensione corretamente suas licenças para atender às necessidades da organização

Depois de concluir as etapas de 1 a 4, agora você terá uma boa idéia se está obtendo o valor total do seu investimento e tem o conhecimento para atuar na recuperação e desatualização, quando necessário.

Por exemplo, digamos que você tenha um usuário do E3 que use apenas o Exchange – ele poderá ser rebaixado para uma licença E1 menos dispendiosa. Quando se trata de licenças de alto custo, como PowerBi, Visio e Project, descobrimos que cerca de 11% delas não são utilizadas e podem ser recuperadas. Para uma organização média de 10.000 pessoas que usa o Project, você pode economizar cerca de US $ 40.000.

Etapa 6: educar seus usuários sobre a tecnologia que eles possuem

O próximo passo é maximizar a adoção do usuário, orientada pela educação. Você deseja garantir que seus usuários realmente entendam a tecnologia à qual eles têm acesso e o que ela oferece que seja relevante para sua função. Isso envolverá educá-los sobre a funcionalidade que sua licença oferece, educando-os sobre como usá-lo e fazendo check-in regularmente com eles de uma maneira envolvente para oferecer esse ensino.

Etapa 7: adapte sua compra para fornecer a flexibilidade necessária

Na etapa 7, queremos adaptar o processo de compras para fornecer a flexibilidade de gerenciar suas licenças e equipar as compras para oferecer suporte ao licenciamento eficiente. Isso requer o fornecimento de melhores informações para compras e a colaboração entre a TI e os negócios com mais eficiência. 

Para obter sucesso com essas etapas, é necessário que alguém da sua equipe tenha um bom entendimento do licenciamento. Pode ser um membro da equipe ou um consultor externo, mas precisa ser alguém que entenda como as alavancas do mundo das licenças funcionam e as implicações de puxar cada alavanca. É tentador atribuir isso à TI, mas os departamentos de TI normalmente não têm tempo e geralmente confiam nas informações fornecidas pela Microsoft. A vantagem aqui é tão grande, no entanto, que vale a pena o esforço e, com um pouco de orientação especializada, essas sete etapas eliminarão amplamente as onerosas compras ou subutilizações caras que tantas organizações experimentam hoje.

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Felipe Santos
Felipe Santos é Arquiteto de Cloud e Segurança, com vivência em Administração de Ambientes Windows Server, Cluster, Storages, Backups Veeam e Office 365.
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