5 grandes armadilhas do Microsoft 365 e como evitá-las

O Microsoft 365 é a solução SaaS mais amplamente adotada em todo o mundo, e há bons motivos para isso.

Os líderes de TI gostam de poder acessar tudo a qualquer momento, estando em qualquer lugar, bem como do nível aprimorado de segurança e da facilidade de atualização dos produtos.

Do ponto de vista do usuário final, o Microsoft 365 é versátil, fácil de usar e melhora a produtividade, a eficiência e a colaboração.

No entanto, se não houver planejamento e manutenção bem estruturados, você pode acabar gastando milhares ou até milhões de dólares a mais do que o previsto com despesas de assinatura e administração do Microsoft 365.

Este guia mostrará como:

• Economizar dinheiro na migração e em renovações.
• Evitar gastos com licenças duplicadas e desnecessárias.
• Dimensionar corretamente o nível de assinatura de cada usuário conforme suas necessidades específicas.
• Introduzir a automação no processo de gestão

Leia mais:
Como configurar um Tenant de Microsoft 365: Criação e inclusão de Domínio
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1ª Armadilha – Dinheiro desperdiçado na migração:

Há diversos artigos e documentos técnicos valiosos disponíveis que abordam o planejamento da migração para o Microsoft 365, sendo a maioria deles focados em questões técnicas. As principais preocupações mencionadas incluem:

• Ambientes híbridos do Exchange que apresentam desafios funcionais e de compatibilidade, tais como a migração de conjuntos de dados maiores, que esbarram em limitações técnicas e de largura de banda, e arquivos legados não reconhecidos.
• Diferenças entre o AD e o Azure AD que geram a necessidade de sincronização de senha ou de SSO federado.
• Diferenças em recursos do SharePoint nas versões local e do Microsoft 365. Logo, desafios de permissão com subsites e desafios de segurança com usuários externos e links de convidados anônimos que podem acessar conteúdos.

Uma preocupação que esses guias geralmente omitem é a importância de determinar a quantidade e os tipos de assinaturas que
devem ser adquiridos.

Quando você firma um compromisso de pelo menos 1 ano para o nível de assinatura e 3 anos para o número de
licenças, adquirir o número certo de assinaturas é fundamental. Afinal erros nessa etapa podem representar um aumento de custo exponencial.

Recomendações:

• Estabeleça as necessidades do Microsoft 365 empregando ferramentas automatizadas capazes de determinar quais aplicativos estão sendo usados no momento, por quais usuários, em todos os dispositivos.
• Utilize relatórios de uso para adquirir apenas as assinaturas de que você realmente precisa, e não o volume licenciado anteriormente.
• Aproveite as estatísticas de utilização no nível de componentes para selecionar o nível adequado de recursos do Microsoft 365 para cada usuário.
• A renovação pode ser um excelente momento para migrar, pois neste momento você está com a vantagem.

2ª Armadilha – Licenças duplicadas criam gastos desnecessários:

E se você já iniciou a migração sem obter uma visão precisa de suas instalações atuais com base em dispositivos?

Muitas organizações acabam gastando mais do que o necessário ao adquirir duas licenças para a mesma pessoa: uma baseada em dispositivos e outra para o Microsoft 365.

Estas são algumas das situações comuns que levam à duplicação de licenças:

• Assinaturas duplicadas adquiridas por unidades de negócio e departamentos de TI centralizados.
• Duplicação de licenças após uma transação de fusão. A empresa adquirida pode não dispor de registros precisos das contas in-loco da Microsoft. Sem uma visibilidade precisa, é muito fácil continuar pagando por uma licença baseada em dispositivo e, ao mesmo tempo, pelo Microsoft 365.
• Não estabelecer limites claros para o uso de versões baseadas em dispositivo e Microsoft 365. Por exemplo, se um arquivo do Visio for acessado em um PC desktop e o aplicativo Visio baseado em dispositivo não tiver sido desinstalado, esta ação pode “reativar” a licença
  baseada em dispositivo.

Recomendações:

• Crie uma visão completa e precisa do uso atual por todos os usuários e dispositivos.
• Utilize ferramentas automatizadas de inventário que criam visões consolidadas do Microsoft 365 em toda a empresa, independentemente do grupo que adquiriu a licença.
• Garanta a desativação ou realocação do licenciamento baseado em dispositivo após a migração para o Microsoft 365.

3ª Armadilha – Adquirir um nível de assinatura alto demais:

Uma etapa essencial na adesão ao Microsoft 365 é a seleção do nível de assinatura.

Mas como identificar com precisão o nível de assinatura necessário para cada funcionário?

Basear-se nos níveis de licença adotados anteriormente é assumir que todos os aplicativos provisionados estão realmente em uso, mas o simples fato de eles terem usado o Visio ou o Project no ano anterior não significa que precisarão deles novamente agora.

Basear-se na declaração do próprio usuário sobre o que ele precisa pode ser perigoso: ninguém quer ficar sem algo que o colega ao lado tem.

Com uma diferença de preço de tabela de US$ 8,00/mês para US$ 35,00/mês por assinatura. No entando, as implicações financeiras de adquirir um nível de assinatura alto demais podem ser significativas.

É importante lembrar que dentro de um contrato de assinatura de um ano você pode fazer o upgrade de licenças, mas não o downgrade.

Recomendações:

• Procure compreender de forma detalhada o licenciamento do Microsoft 365. Preste bastante atenção aos componentes incluídos em cada nível de assinatura.
• Utilize ferramentas de inventário automatizadas para criar uma visão detalhada de quais aplicativos instalados estão sendo usados em cada um dos dispositivos dos usuários, não apenas o que está licenciado.
• Mapeie o uso atual do nível de assinatura para cada usuário de forma individualizada, planejar com precisão pode evitar despesas mensais significativas.

4ª Armadilha – Pagar por licenças não utilizadas:

Existem casos onde compram o Microsoft 365, mas ele jamais é implantado ou utilizado. Vamos analisar alguns cenários comuns:

• Você adquire todas as 1.800 licenças necessárias, mas a implantação acontece lentamente e, após um ano da aquisição, 200 licenças ainda não foram provisionadas.
• Há 28.000 funcionários, mas 1.700 deles trabalham com armazenagem e nunca utilizam o aplicativo.
• Licenciamento de “funcionários” que já não têm mais vínculo com a empresa. 

Os custos se acumulam rapidamente, e a situação acaba se tornando um jogo de quem consegue detectar primeiro assinaturas não utilizadas: você ou seu diretor financeiro?

Recomendações:

• Seja realista com relação à sua programação de implantação. Adquira assinaturas com base nas necessidades de curto prazo.
• Utilize ferramentas que monitorem o uso no nível dos componentes. Procure por indivíduos ou grupos que não estejam utilizando alguns ou todos os aplicativos disponíveis.
• Reaproveite licenças de ex-funcionários e daqueles que, na verdade, não precisam de licença. Redistribua essas licenças para novos funcionários.

5ª Armadilha – Não automatizar os Processos:

Definitivamente, muitos líderes de TI esperam que o Microsoft 365 seja o tipo de aplicativo que só precisa ser configurado uma vez na vida, outra na morte.

As evidências até o momento indicam que essa esperança é uma ilusão. Todavia, uma pesquisa recente descobriu que, para pequenas
organizações, os custos de gerenciamento do Microsoft 365 podem ser 93% do custo por assinatura do Microsoft 365, quase dobrando o TCO.

Mesmo em organizações maiores, o fardo administrativo pode aumentar em 24% os custos da assinatura.

Os Itens que mais exigem recursos de administração incluem:

• Solicitação e aprovação de aplicativos
• Aprovisionamento e desaprovisionamento de aplicativos
• Monitoramento contínuo de licenças para controlar o aproveitamento e a realocação de assinaturas usadas

Recomendações:

• Invista em plataformas de automação e fluxos de trabalho baseados em aprovações.
• Crie portais de solicitação de acesso de autoatendimento.
• Automatize a reimplantação de licenças não utilizadas.
• Troque automaticamente as licenças entre os usuários para reduzir os custos com base na utilização.
• Aprovisione automaticamente as assinaturas por tempo limitado para serviços caros, tais como o Project 365 e o Visio 365.

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